Online statt Offline: Erfahrungen mit digitalen Treffen in der Verbandsarbeit

Treffen der Regionalgruppen, für Angestellte und Junioren – um trotz der coronabedingten Kontaktbeschränkungen in den letzten Wochen und Monaten Austausch unter und Zusammenarbeit mit den Mitgliedern zu ermöglichen, hat PHYSIO-DEUTSCHLAND viele Treffen digital durchgeführt. Hannah Krappmann, Vorständin PHYSIO-DEUTSCHLAND Baden-Württemberg, berichtet von den Erfahrungen des Landesverbands mit Online-Treffen.

Für welche Arten von Veranstaltungen eignen sich Online-Meetings?

Wir haben bisher zum Beispiel Regiotreffen, Angestelltentreffen und Juniorentreffen digital angeboten, sogar mit zusätzlicher PowerPoint-Präsentation und es hat alles gut geklappt. Auch unsere internen Verbandsbesprechungen haben wir online durchgeführt.

Was trägt dazu bei, dass ein Online-Treffen erfolgreich abläuft?

Wie bei Offline-Treffen ist es wichtig, die Veranstaltung rechtzeitig bekanntzugeben und hilfreich, nochmals kurz vor der Veranstaltung daran zu erinnern. Das verwendete Gerät (wie Handy, Laptop, Computer oder Tablet) sollte einen Lautsprecher und ein Mikrofon besitzen. Eine Kamera ist nicht unbedingt notwendig, erleichtert aber das Treffen ungemein. Wenn man das erste Mal ein Treffen organisiert, empfehle ich auf jeden Fall Rollen zu verteilen: Ein Moderator, einer, der den Chat beobachtet, jemand der kontrolliert, wer sich meldet. So ist es insgesamt entspannter. Der Moderator sollte sich vorher etwas mit der Technik vertraut machen (z.B. wie alle stummgeschaltet werden können, digitales Handheben, Umfragen etc. durchführen). Es hat sich bewährt, dass sich die Teilnehmer 15 Minuten vor dem offiziellen Beginn einwählen, um dann pünktlich mit dem Meeting starten zu können. Mein Tipp: Einfach testen, aus kleineren Fehlern lernt man.

Welche Vorteile haben Online-Meetings?

Im Vergleich zu Offline-Treffen kann wertvolle Zeit gespart werden, zum Beispiel für Anfahrtswege. Ein Treffen wird so auch ohne Probleme unter der Woche abends möglich. Zwar sind diese Meetings häufig kürzer (max. 2 Stunden), durch den nicht vorhandenen Fahrtweg können sie jedoch häufiger durchgeführt werden. Auch die Fahrtkosten fallen weg.

Anders als bei Telefonkonferenzen sehen die Teilnehmenden ihre Gegenüber – falls gewünscht – bei Online-Meetings auch durch die Kamera und bekommen deutlich mehr von der Stimmung mit als wenn sie „nur“ am Telefon sind. Es ist fast wie ein persönliches Treffen. Viele Mitglieder, die vorher nicht technikversiert waren, sind begeistert wie problemlos es abläuft.

Thema Datenschutz – Wie sicher sind Online-Meetings?

Ich habe mich lange darüber mit unserem Verbandsjustiziar unterhalten und wir könnten einen eigenen Artikel über das Thema Datenschutz schreiben. Da in den Online-Meetings generell keine Patientendaten etc. besprochen werden, ist zum aktuellen Zeitpunkt eine Teilnahme unkritisch. Natürlich akzeptieren wir, wenn jemand aus Datenschutzbedenken nicht daran teilnehmen möchte.

Wie sind die Rückmeldungen der Mitglieder?

Die Rückmeldungen der Mitglieder sind durchweg positiv. Sie bedanken sich alle für die Möglichkeit, für den unkomplizierten Weg des Austausches und sind häufig überrascht, wie einfach und gut es funktioniert.

Ausblick: Inwiefern sind Online-Meetings auch für nach den Corona-Einschränkungen eine interessante Option?

Wir leben in einer Zeit, in der wir immer weniger Zeit haben. Durch die gesparte Fahrt und Kosten kann der Austausch viel engmaschiger erfolgen! Natürlich sind persönliche Treffen und der Austausch unheimlich wichtig, aber diese Online-Meetings können eine wahnsinnig tolle Ergänzung sein. Aus meiner Sicht werden die Online-Treffen daher auch nach dieser Zeit Bestand haben!